Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 septembre 2023 version anglaise voir plus bas

Renseignements personnels et vie privée

Quel est le champ d’application de cette politique ?

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

À quelles fins collectons-nous des renseignements personnels ?

Comment utilisons-nous les fichiers témoins ?

Comment pouvez-vous gérer vos préférences quant aux fichiers témoins ?

Avec qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Où sont hébergés vos renseignements personnels ?

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Pouvons-nous modifier cette politique ? 

Renseignements personnels et vie privée

Cette politique de confidentialité (notre « politique ») décrit la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, notamment les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels. Elle contient également de l’information importante quant à vos droits à l’égard de vos renseignements personnels et quant à la façon dont vous pouvez les exercer.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous.

Protection des renseignements personnels chez COPTICOM stratégies et relations publiques

Par courriel : info@copticom.ca Par téléphone : 514 577-3536 Par courrier :

Copticom, stratégies et relations publiques

À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels 460 Ste-Catherine O. bur. 406 Montréal (Québec) H3B 1A7

Quel est le champ d’application de cette politique ?

Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués que ce soit dans le cadre de nos services professionnels ou lors de la navigation sur notre site Web.

Toutefois, cette politique ne s’applique pas aux services offerts par les tiers, même s’ils sont accessibles par le biais de notre site Web, notamment, les réseaux sociaux. Nous vous suggérons de revoir les pratiques et politiques en matière de renseignements personnels de ces tierces parties afin de déterminer si vous désirez utiliser celles-ci.

Cette politique ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels de nos employé.e.s. Une politique distincte existe en ce sens.

Nous recueillons des renseignements personnels par le biais des services professionnels fournis à nos clients (à titre d’exemple: publipostages, télémarketing ou autres opérations de marketing relationnel), auquel cas ces client.e.s sont responsables des instructions qu’i.elles nous fournissent. Nous vous suggérons de consulter les politiques de confidentialité respectives de nos client.e.s afin de mieux comprendre la façon dont ils traitent vos renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique.

Ces renseignements peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, votre nom, votre adresse postale, vos données de localisation, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre adresse IP, vos identifiants électroniques, votre âge ou encore un ou plusieurs éléments spécifiques à votre identité physique, psychologique, économique, culturelle ou sociale.

Vous trouverez plus d’informations sur le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Les renseignements personnels incluent également ceux qui sont recueillis par le biais de fichiers témoins (cookies) et d’autres technologies de suivi, comme les pixels ou les identifiants publicitaires d’appareils mobiles. Les fichiers témoins permettent à notre site Web de collecter et mémoriser certaines informations à propos de vous, telles que vos préférences, mais ils nous permettent également de faire du marketing ciblé selon vos champs d’intérêt.Une section dédiée au comment nous utilisons est accessible plus bas dans la présente page.

À quelles fins collectons-nous des renseignements personnels ?

Nous recueillons des renseignements personnels dans le cadre de nos services professionnels, afin d’administrer notre site Web, d’offrir une infolettre et d’organiser certains évènements, comme précisé dans le tableau ci-dessous. Ainsi, nous obtenons des renseignements personnels par le biais de nos clients ou directement auprès de vous. Lorsque vous consentez au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, notamment en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à info@copticom.ca. Pour ce qui est des communications numériques, vous pouvez retirer ce consentement en utilisant la fonction de désinscription présente dans les communications.

Aussi, dans le cadre de nos activités de publicité numérique, nous utilisons des fichiers témoins de marketing qui permettent de suivre vos activités afin de vous servir des publicités numériques personnalisées selon vos goûts ou, en d’autres mots, de mener des activités de ciblage. Nous adhérons aux principes établis par l’organisation Digital Advertising Alliance à l’égard de la publicité numérique.

Comment utilisons-nous les fichiers témoins ?

Nous utilisons des fichiers témoins à différentes fins, comme dans le tableau ci-dessous. Nous utilisons des fichiers témoins installés par nous-mêmes, mais également ceux de tierces parties (comme ceux de Linkedin). Si vous y avez consenti, ces tierces parties recueillent des données sur chaque site web ayant un tel fichier témoin installé afin de nous fournir des données analytiques ou afin de nous permettre de vous cibler avec de la publicité pertinente.

Comment pouvez-vous gérer vos préférences quant aux fichiers témoins ?

Vous pouvez gérer vos préférences à l’égard des fichiers témoins directement dans votre navigateur, notamment en désinstallant ou bloquant certains fichiers témoins. 

Cliquez sur votre navigateur dans la liste ci-dessous afin d’obtenir des instructions. Vous pouvez retirer votre consentement à l’égard des fichiers témoins en tout temps en gérant vos préférences. Toutefois, certaines fonctionnalités pourraient être affectées par l’impossibilité d’installer dans votre navigateur, en tout ou en partie, les fichiers témoins.

• Google Chrome

• Safari

• Microsoft Edge

• Firefox

• Opera (en anglais)

• Brave (en anglais)

Vous pouvez également installer une extension pour votre navigateur (Chrome ou autre) afin d’empêcher l’utilisation de fichiers témoins qui partagent de l’information avec Google Analytics. 

Avec qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Nous partageons vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services, ou autrement, dans le cadre de nos services professionnels, selon les instructions de nos client.e.s. Des contrats avec nos fournisseurs de services indiquent la façon dont ceux-ci doivent traiter vos renseignements personnels. Voici les catégories de tierces parties avec qui nous partageons vos renseignements personnels :

• Fournisseurs de services en technologies de l’information. Afin d’héberger notre site Web et d’offrir nos services en ligne, nous utilisons des fournisseurs comme WordPress;

• Fournisseurs de services en communication. Nous utilisons des fournisseurs de services afin de communiquer avec vous, notamment à l’égard d’évènements que nous organisons, ou de notre infolettre. Par exemple, nous utilisons Mailchimp, le Courrieleur ou SurveyMonkey afin d’administrer et envoyer nos infolettres ;

• Partenaires de marketing. Nous utilisons des fichiers témoins dans le cadre de la publicité numérique. Ces fichiers témoins sont opérés par des partenaires de marketing, notamment, Linkedin ;

Dans le cadre de nos services professionnels, nos client.e.s déterminent les modalités du traitement des renseignements personnels nécessaires. Ainsi, nous pourrions partager vos renseignements personnels avec d’autres tierces parties dans le cadre de ces services professionnels, selon les instructions de nos client.e.s. Veuillez vous référer à leurs politiques de confidentialité respectives pour plus d’information.

Il se peut que nous soyons obligé.e.s de partager vos renseignements personnels avec les autorités si nous en sommes forcés pour nous conformer aux lois applicables ou dans le cadre de leur administration. Ceci inclut l’ordonnance d’un tribunal nous forçant à divulguer des renseignements personnels. Lorsqu’il est raisonnablement possible et légalement permis de le faire, nous vous informerons d’une telle communication.

Chez COPTICOM stratégies et relations publiques, l’accès à vos renseignements personnels n’est accordé qu’aux employé.e.s qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Nos employé.e.s et nos sous-traitant.e.s doivent signer une entente de confidentialité avant d’avoir accès à des renseignements personnels.

Où sont hébergés vos renseignements personnels ?

COPTICOM stratégies et relations publiques veut héberger les données au Québec ou au Canada. Le développement des solutions infonuagiques ne connaît pas de limites géographiques et des données sont susceptibles d’être transférées ou transmises à des destinataires situés en dehors du Canada. Plusieurs fournisseurs avec lesquels nous pourrions interagir ne sont situés qu’aux États-Unis.

Bien que nous ayons des contrats avec ces entités, les lois étrangères peuvent prévoir différents niveaux de protection à l’égard de vos renseignements personnels lorsqu’ils sont hébergés dans une autre juridiction territoriale.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans des environnements sécurisés.

COPTICOM stratégies et relations publiques s’efforce d’adopter des mesures physiques, administratives et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment : 

• Accorder un accès aux renseignements personnels selon le besoin ;

• Accorder un seuil minimal de privilèges informatiques selon la fonction de nos employé.e.s ;

• Mettre en place une entente de confidentialité avec nos employé.e.s ;

• Offrir à nos employé.e.s des formations en matière de protection des renseignements personnels ;

• Assurer la protection des renseignements personnels imprimés par un verrou ;

• Utiliser des mesures de sécurité techniques et opérationnelles comme : 

  • La surveillance réseau,

  • La mise en place d’un protocole de sauvegardes,

  • L’utilisation d’applications logicielles pare-feu et d’anti-virus,

  • Une politique de mots de passe forts et l’utilisation de solutions logicielles sécuritaires pour la gestion et le partage des accès,

  • L’authentification multifacteur pour se connecter à des plateformes infonuagiques,

  • L’utilisation du protocole SSL,

  • Le chiffrement de plusieurs espaces de stockage,

  • Un examen périodique des mesures de protection de la vie privée.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire à la finalité de la collecte, ou plus longtemps, si exigé par les lois qui nous encadrent sur le sujet. Lorsque les renseignements personnels sont traités pour le compte d’un.e client.e, c’est généralement le.la client.e qui détermine la période de rétention.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

Selon les circonstances, différents droits peuvent vous être accordés à l’égard de vos renseignements personnels, notamment le droit de les modifier, d’y avoir accès ou de retirer votre consentement. Consultez le site Web de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) pour plus d'informations. Vos droits pourraient être configurés différemment si vous vous trouvez ailleurs qu’au Québec.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels ou en utilisant les fonctionnalités techniques mises à votre disposition, le cas échéant.

Protection des renseignements personnels chez COPTICOM stratégies et relations publiques

Par courriel : info@copticom.ca Par téléphone : 514 577-3536 Par courrier :

Copticom, stratégies et relations publiques

À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels 460 Ste-Catherine O. bur. 406 Montréal (Québec) H3B 1A7

Nous pourrions requérir des renseignements personnels additionnels afin de valider votre identité. Si nous ne pouvons accepter votre demande, nous vous informerons du motif de refus. Si vous êtes en désaccord avec notre décision, vous pouvez contacter à nouveau notre responsable de la protection des renseignements personnels et nous étudierons votre requête une nouvelle fois. Autrement, vous pouvez exercer vos droits auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ou de l’autorité responsable de votre juridiction territoriale si vous êtes hors du Québec.

Pouvons-nous modifier cette politique ?

Oui, nous pouvons mettre à jour cette politique au besoin, notamment pour refléter des changements dans nos traitements des renseignements personnels. En cas de changement substantiel, nous tenterons de vous aviser lorsque possible, notamment par le biais d’envois courriel. Vous pouvez consulter la dernière date de mise à jour de la politique au bas de cette page.

Politique sur la confidentialité des renseignements personnels Entrée en vigueur : 18 septembre 2023

Last Updated: September 18, 2023

Personal Information and Privacy

What is the scope of this policy?

What is personal information?

Why do we collect personal information?

How do we use cookies?

How can you manage your cookies preferences?

Who do we share your personal information with?

Where is your personal information stored?

How do we protect your personal information?

How long do we keep your personal information?

What are your rights regarding your personal information?

How can you exercise your rights?

Can this policy be changed?

Personal Information and Privacy

This privacy policy (our "policy") describes how we handle your personal information, including the reasons for which we collect your personal information. It also contains important information about your rights regarding your personal information and how you can exercise them.

If you have any questions, comments, or concerns about how we handle your personal information, we invite you to contact us.

Protection of Personal Information at COPTICOM Strategies and Public Relations

By email: info@copticom.ca

By phone: 514-577-3536

By mail:

COPTICOM, Strategies and Public Relations

Attention: Chief Privacy Officer  460 Ste-Catherine St. W. Suite 406  Montreal, Quebec H3B 1A7

What is the scope of this policy?

This policy applies to all personal information collected, used, or disclosed, whether as part of our professional services or when browsing our website.

However, this policy does not apply to services offered by third parties, even if accessed through our website, including social networks. We suggest reviewing the privacy practices and policies of these third parties to determine if you wish to use them.

This policy does not apply to the processing of personal information of our employees. A separate policy exists in this regard.

We collect personal information through the professional services provided to our clients (for example: direct mail, telemarketing, or other relationship marketing operations), in which case these clients are responsible for the instructions they provide. We recommend consulting the respective privacy policies of our clients to better understand how they process your personal information.

What is personal information?

Personal information is any information that relates directly or indirectly to an individual.

This information may include, but is not limited to, your name, postal address, location data, phone number, email address, IP address, electronic identifiers, age, or one or more elements specific to your physical, psychological, economic, cultural, or social identity.

You can find more information on the website of the Commission d'accès à l'information du Québec (Access to Information Commission of Quebec).

Personal information also includes information collected through cookies and other tracking technologies, such as pixels or mobile device advertising identifiers. Cookies allow our website to collect and store certain information about you, such as your preferences, and also enable targeted marketing based on your interests. A section dedicated to how we use them is available later on this page.

For what purposes do we collect personal information?

We collect personal information as part of our professional services to administer our website, provide a newsletter, and organize certain events, as specified in the table below. Thus, we obtain personal information through our clients or directly from you. When you consent to the processing of your personal information, you can withdraw this consent at any time, including by contacting our Chief Privacy Officer by email at info@copticom.ca. Regarding digital communications, you can withdraw this consent using the unsubscribe feature in communications.

Also, as part of our digital advertising activities, we use marketing cookies that track your activities to serve you targeted digital advertisements based on your interests. We adhere to the principles established by the Digital Advertising Alliance regarding digital advertising.

How do we use cookies?

We use cookies for various purposes, as listed in the table below. We use cookies installed by ourselves, as well as those from third parties (such as those from Linkedin). If you have consented, these third parties collect data on every website with such a cookie installed to provide us with analytical data or to enable us to target you with relevant advertising.

How can you manage your cookies preferences?

You can manage your preferences regarding cookies directly in your browser, including by uninstalling or blocking certain cookies.

Browse the list below and find your browser specific instructions. You can withdraw your consent regarding cookies at any time by managing your preferences. However, some features may be affected by the inability to install cookies, in whole or in part, in your browser.

• Google Chrome 

• Safari 

• Microsoft Edge 

• Firefox 

• Opera

• Brave

You can also install a browser extension (Chrome or other) to prevent the use of cookies that share information with Google Analytics.

With whom do we communicate your personal information?

We share your personal information with our service providers, or otherwise, as part of our professional services, according to our clients' instructions. Contracts with our service providers indicate how they should handle your personal information. Here are the categories of third parties with whom we share your personal information:

• Information Technology Service Providers. To host our website and provide our online services, we use providers such as WordPress; 

• Communication Service Providers. We use service providers to communicate with you, especially regarding events we organize or our newsletter. For example, we use Mailchimp, Le Cyberimpact, or SurveyMonkey to manage and send our newsletters; 

• Marketing Partners. We use cookies for digital advertising. These cookies are operated by marketing partners, including Linkedin;

In the context of our professional services, our clients determine the terms of processing the necessary personal information. Thus, we may share your personal information with other third parties as part of these professional services, according to our clients' instructions. Please refer to their respective privacy policies for more information.

We may be required to share your personal information with authorities if compelled to comply with applicable laws or as part of their administration. This includes a court order compelling us to disclose personal information. Where reasonably possible and legally permitted, we will inform you of such communication.

At COPTICOM Strategies and Public Relations, access to your personal information is granted only to employees who need it in the course of their duties. Our employees and subcontractors must sign a confidentiality agreement before accessing personal information.

Where is your personal information stored?

COPTICOM Strategies and Public Relations aims to host data in Quebec or Canada. Cloud solution development knows no geographic limits, and data may be transferred or transmitted to recipients outside of Canada. Several providers we may interact with are located only in the United States.

While we have contracts with these entities, foreign laws may provide different levels of protection regarding your personal information when hosted in another territorial jurisdiction.

How do we protect your personal information?

The personal information we collect is stored in secure environments.

COPTICOM Strategies and Public Relations strives to adopt reasonable physical, administrative, and organizational measures to protect personal information, including:

• Granting access to personal information as needed; 

• Granting a minimum threshold of computer privileges based on the functions of our employees; 

• Establishing a confidentiality agreement with our employees; 

• Providing our employees with training in the protection of personal information;

• Providing privacy protection for printed personal information with a lock; 

• Using technical and operational security measures such as: 

  • Network monitoring, 

  • Implementation of a backup protocol, 

  • Use of firewall software applications and antivirus, 

  • A strong password policy and the use of secure software solutions for access management and sharing, 

  • Multi-factor authentication to connect to cloud platforms, 

  • Use of SSL protocol, 

  • Encryption of multiple storage spaces, 

  • Periodic review of privacy protection measures.

How long do we keep your personal information?

We retain your personal information for the duration necessary for the purpose of collection, or longer if required by the laws that govern us on the subject. When personal information is processed on behalf of a client, it is generally the client who determines the retention period.

What are your rights regarding your personal information?

Depending on the circumstances, different rights may be granted to you regarding your personal information, including the right to modify, access, or withdraw your consent. Consult the website of the Commission d'accès à l'information du Québec for more information. Your rights may be configured differently if you are outside Quebec.

How can you exercise your rights?

You can exercise your rights at any time by contacting our Chief Privacy Officer or using the technical features made available to you, if applicable.

Protection of Personal Information at COPTICOM Strategies and Public Relations

By email: info@copticom.ca 

By phone: 514-577-3536 

By mail:

COPTICOM, Strategies and Public Relations

Attention: Chief Privacy Officer 

460 Ste-Catherine St. W. Suite 406 

Montreal, Quebec H3B 1A7

We may require additional personal information to validate your identity. If we cannot accept your request, we will inform you of the reason for refusal. If you disagree with our decision, you can contact our Chief Privacy Officer again, and we will reconsider your request. Otherwise, you can exercise your rights with the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) or the authority responsible for your territorial jurisdiction if you are outside Quebec.

Can this policy be changed?

Yes, we can update this policy as needed, particularly to reflect changes in our processing of personal information. In case of substantial changes, we will attempt to notify you whenever possible, including through email communications. You can check the last updated date of the policy at the bottom of this page.

Privacy Policy 

Effective date: September 18, 2023